Wie een fuif, buurtfeest, wijkkermis, wandeltocht of een ander evenement met openbaar karakter organiseert, heeft hiervoor toestemming nodig van het College van burgemeester en schepenen.
Je vraagt deze toestemming online via het Evenementenloket.
De aanvraag moet tenminste 2 maanden voor aanvang ingediend worden; bij wielerwedstrijden ten minste 14 weken voor aanvang; bij motorcrosswedstrijden of -tochten tenminste 1 jaar voor aanvang.
Wat is een openbaar evenement?
Toegankelijkheid
Een openbaar evenement is vrij toegankelijk voor bezoekers. Iedereen kan toegangstickets kopen of gratis langskomen op je evenement.
Voorbeelden: fuif, buurtfeest, rommelmarkt, wandeltocht …
Locatie
Een openbaar evenement kan plaatsvinden op verschillende locaties. Voor deze evenementen moet je een aanvraag indienen bij de gemeente.
- Gebouw of gemeentelijke zaal
Bv. fuif in jeugdhuis... - Privédomein
Bv. festival op weide van een landbouwer... - Openbaar domein
Bv. markt… - Route op openbare weg
Bv. wandeltocht, koers, motorrondrit, stoet …
Wat met privéfeestjes?
Je moet geen aanvraag indienen bij de gemeente voor privéfeestjes. Onder deze categorie vallen evenementen en activiteiten op uitnodiging die plaatsvinden op privédomein.
Je moet enkel een aanvraag indienen voor privéfeestjes als ze plaatsvinden op openbaar domein of op de openbare weg.
Problemen met de online aanvraag?
Bekijk het instructiefilmpje:
Lukt het nog steeds niet:
evenementen@wachtebeke.be of bel 093377736.
Laat je niet afschrikken door de omvang van dit document. Een deel ervan is info die voor jou nuttig is. Je dient enkel de vragen te beantwoorden die op jouw activiteit van toepassing zijn.
Een goed situatieplan is nodig
Als je een evenement organiseert en daarvoor een terrein of gebouw gebruikt dat normaal een andere bestemming heeft, is het essentieel dat zowel de gemeente als de hulpdiensten een duidelijk beeld krijgen van wat jouw plannen zijn. Om dit te bereiken, moet je bij de aanvraag een duidelijk situatieplan toevoegen waarop je jouw ideeën visueel weergeeft en dus de tijdelijke nieuwe indeling van het terrein of gebouw schetst.
Een goed gemaakt situatieplan heeft meerdere voordelen. Het zorgt voor een betere voorbereiding en organisatie van het evenement, en helpt zowel jou als de medewerkers en bezoekers om zich gemakkelijk te oriënteren. Bovendien fungeert het als cruciale informatie voor de hulpdiensten, zoals politie, brandweer en ambulance, omdat het hen inzicht geeft in de tijdelijke nieuwe indeling van het terrein en belangrijke details bevat voor noodsituaties of hun tussenkomst of advies.
Hieronder vind je de checklist van wat er specifiek en dus noodzakelijk op het situatieplan dient te worden vermeld:
- Zorg ervoor dat het plan op schaal is of vermeld de noodzakelijke afmetingen.
- Voeg een noordpijl toe aan het plan en vermeld aangrenzende straten.
- Gebruik een legende om symbolen en kleuren te verklaren die op het plan worden gebruikt.
- Markeer duidelijk de grenzen van het evenemententerrein en geef alle toegangspunten (ingangen en uitgangen) aan.
- Duid op het plan de zaken aan die op het terrein en in de tent worden geïnstalleerd zoals:
• Podia
• Toog kassa
• Vestiaire
• Secretariaat
• Opstelling stoelen
• Attracties en kramen
• Foodtrucks en koelwagens
• Stroomgroepen of elektriciteitskasten
• EHBO-post
• Brandbestrijdingsmiddelen
• Nooduitgangen
• Evacuatiewegen en evacuatiepunt(en)
• Eventuele aparte toegang voor de hulpdiensten
• Parking en fietsenstalling
Een gedetailleerd situatieplan met al deze informatie is van groot belang voor een succesvol en veilig evenement!
Bijvoorbeeld:
Terugkerend evenement?
Tip: klik de vorige editie van je evenement in 'mijn evenementen' open en onderaan zal je dan de knop 'kopiëren' zien, klik hierop om alle info te kopiëren en pas de datum, uur, titel van je evenement aan naar deze van de nieuwe editie. Daarna vind je de kopie terug bij 'mijn evenementen' en kan je deze nog naar wens aanpassen en daarna indienen.
Hou er rekening mee dat de organisator de verantwoordelijkheid draagt indien de door hem gekende risico’s niet werden medegedeeld. De organisator zal de bestuurlijke overheid op de hoogte brengen van veranderingen.
Meer info over het organiseren van activiteiten op ikorganiseer.be.
Herbruikbare bekers nodig?
Bij IDM kan je gratis (mits waarborg) tot 1.500 herbruikbare bekers ontlenen. De bekers vraag je online aan en haal je op en breng je terug bij IDM in Lokeren. Heb je meer herbruikbare bekers nodig kan je beroep doen op de raamovereenkomst die IDM afsloot met een firma die herbruikbare bekers ontleent aan een voordeeltarief. Alle info en aanvragen via: www.idm.be/herbruikbarebekers .
Wegwijzer richting een proper evenement: brochure afvalarme evenementen
Ter info
De aanvraag wordt door verschillende diensten bekeken (lokale politie en brandweer worden met dit formulier op de hoogte gebracht) en aan de hand van hun adviezen wordt beslist of het evenement wordt goedgekeurd. De organisator ontvangt schriftelijk de beslissing van het gemeentebestuur.